Online-Datenbanken

1. Überblick

Für die unternehmerische Leistungserstellung ist eine planende und organisierende Instanz erforderlich, die man als "dispositiven Faktor" oder schlicht als Unternehmensleitung bezeichnet. Um aus der Vielzahl möglicher Faktorkombinationen jene auszuwählen, die nicht nur technisch möglich, sondern auch ökonomisch sinnvoll und im Hinblick auf die Zielerreichung optimal ist, benötigt die Unternehmensleitung ein bestimmtes Wissen über die Kombinationsmöglichkeiten, Kombinationsbedingungen und Kombinationsauswirkungen.

Akzeptiert man einen grundlegenden Zusammenhang zwischen dem Wissensstand der Unternehmensleitung und der Kombinationseffizienz, so folgt daraus unmittelbar, dass die Wissens- oder Informationsbeschaffung ebenso zur unternehmerischen Tätigkeit gehört wie die Beschaffung der so genannten Elementarfaktoren. Dass die Informationsbeschaffung in dieser Weise als Einsatzfaktor angesehen wird, beruht insbesondere darauf, dass heute nicht mehr nur der Kapitaleinsatz, die Risikoübernahme oder der produktionstechnische Faktoreinsatz als typische Unternehmertätigkeit deklariert werden, sondern vielmehr die Entscheidung und insbesondere ihre systematische Vorbereitung durch die -lanung im Mittelpunkt der betriebswirtschaftlichen Betrachtung steht. In diesem Sinn haben Informationen wie auch die Elementarfaktoren einen wirtschaftlichen Grundcharakter: sie sind knapp, kosten Geld und stiften dem Informationssuchenden einen nicht unerheblichen Nutzen.

Werden für ein bestimmtes Planungs- und Entscheidungsproblem Informationen benötigt, richtet sich der Informationsbedarf nach den Bestimmungsgrößen des Entscheidungsproblems, so dass im Allgemeinen verschiedene Informationsarten (Informationen über das gesetzte Ziel, über die ökonomischen Konsequenzen bei Zielerreichung etc.) benötigt werden. Bei der Beschaffung dieser Informationen handelt es sich um eine abgeleitete oder derivative unternehmerische Funktion. Ausgehend von der zu erfüllenden Aufgabe und der Problemformulierung wird dem Planer aufgetragen, ganz bestimmte Informationen zum Entscheidungsproblem zu beschaffen. Somit wird unter Informationsbeschaffung die Bereitstellung der für das Entscheidungsproblem relevanten Informationen beim Entscheider verstanden.

Inhalt und Umfang der Informationsbeschaffung richten sich nach den Anforderungen, die das Entscheidungsproblem stellt. Um nach Möglichkeit eine optimale Entscheidung zu fällen, informiert sich der Entscheidungsträger oder der Planer über die Bestimmungsgrößen des Entscheidungsproblems. Ein Optimum wird häufig deswegen nicht erreicht, weil die Information des Entscheiders nicht nur nicht vollkommen, sondern ausgesprochen unzureichend ist. Die Unvollkommenheit kann sich dabei auf die Unvollständigkeit, Unbestimmtheit und/oder Unsicherheit beziehen, so dass sich ein quantitatives und ein qualitatives Informationsbeschaffungsproblem unterscheiden lassen.

Sind dem Entscheider beziehungsweise Planer keine Informationsquellen bekannt, so besteht der erste Schritt der Informationsbeschaffung in der Suche der Informationsquelle. Der Begriff Informationsquelle steht hier für den Ort, an dem Informationen gefunden werden können, wobei "Ort" nicht nur lokal zu sehen ist. Als Informationsquellen kommen für das Unternehmen all jene "Datenaufbewahrungsorte" in Betracht, die irgendwann einmal für das Unternehmensgeschehen relevant sein könnten. Da das praktisch überall sein kann, ist eine erschöpfende Aufzählung aller in Frage kommenden Informationsquellen kaum möglich.

Als eine von vielen möglichen Informationsquellen bieten Online-Datenbanken die Möglichkeit zum weltweiten Zugriff auf größte maschinenlesbare Datenbestände. Der Informationsbedarf kann mit ihrer Hilfe sehr gezielt, schnell und bei entsprechenden Kenntnissen sehr kostengünstig befriedigt werden.

2. Begriffe

Jede inhaltlich abgegrenzte, geordnete und maschinell verwaltete Menge von Informationen, auf die über verschiedene Suchkriterien zugegriffen wird, kann als Datenbank bezeichnet werden. Durch die konzentrierte Ablage der Daten auf einem zentralen elektronischen Speichermedium können unterschiedliche Benutzer in der Regel simultan auf die Datenbestände zugreifen.

Von den externen Datenbanken ist heute der überwiegende Teil für jedermann erreichbar, wobei die Datenbankanbieter in den letzten Jahren dazu übergegangen sind, die entsprechenden Datenbestände direkt über das Internet zugänglich zu machen. Grundsätzlich erschließt sich der Nutzer das Datenbankangebot über einen Host, der als eine Art Dienstleister aufzufassen ist, dessen Leistung in der Bereitstellung der technisch notwendigen Infrastruktur (bestehend aus Rechner, Telekommunikationseinrichtung, Retrievalsoftware usw.) liegt. Neben der permanenten Verfügbarkeit der verschiedenen Datenbanken (mit dem dazugehörigen Service wie News-Letter, Thesaurus usw.) gehören auch Schulungen, Beratungen und sonstige Dienstleistungen zu ihrem Angebot. Größere Hosts wie zum Beispiel Datastar, BRS oder Dialog stellen den Zugriff auf einige hundert Datenbanken zur Verfügung, kleinere Hosts kommen teilweise nur auf 5 bis 10 Datenbanken.

Dialog The Dialog Corporation
Ostbahnhofstraße 13
60314 FRANKFURT am Main

Telefon: 069 / 94 43 90 90
Telefax: 069 / 44 20 84

DIMDI DIMDI
Weisshausstr. 27
50939 Köln

Telefon: 02 21 / 47 24 1
Telefax: 02 21 / 41 14 29

FIZ Fachinformationszentrum
Technik e. V.
Fachinformationszentrum
Technik e. V.
Ostbahnhofstraße 13-15
60314 Frankfurt am Main

Telefon: 069 / 43 08 222
Telefax: 069 / 43 08 200/215

Fachinformationszentrum (FIZ) Karlsruhe Gesellschaft für wissenschaftlich-technische
Information mbH
Fachinformationszentrum (FIZ)
Karlsruhe Gesellschaft für wissenschaftlich-technische Information mbH
Postfach 2465
76012 Karlsruhe

Telefon: 0 72 47 / 80 80
Telefax: 0 72 47 / 80 82 59

GENIOS Wirtschaftsdatenbanken GENIOS Wirtschaftsdatenbanken
Gärtnerweg 4-8
60322 Frankfurt am Main

Telefax: 069 / 596 34 34

Juris GmbH
Juristisches Informationssystem für die Bundesrepublik Deutschland
Juris GmbH
Juristisches Informationssystem für die Bundesrepublik Deutschland
Postfach 101564
66015 Saarbrücken

Telefon: 06 81 / 58 66 27
Telefax: 06 81 / 58 66 239

Zur Systematisierung von Online-Datenbanken unterscheidet man zunächst zwischen Text- und Faktendatenbanken. Faktendatenbanken sind überwiegend statistisch orientiert und enthalten dementsprechend Zahlen, Zeichen und alphanumerische Begriffe, die in vorher festgelegten kurzen Feldern abgelegt werden. Es handelt sich hierbei vorwiegend um offizielle Statistiken nationaler und internationaler Art, die sich auf nahezu alle volkswirtschaftlichen und branchenbezogenen statistischen Informationen einschließlich Frühindikatoren beziehen können. Folgende verfeinerte Klassifikation bietet sich für Faktendatenbanken an:

In Textdatenbanken kann nach einem beliebigen Wort innerhalb eines gesamten Textes oder über eine bestimmte, abgegrenzte Zahl von Suchbegriffen (so genannte "Deskriptoren") gesucht werden, die den gespeicherten Texten quasi als "Merkmalbeschreibung zugeordnet sind und so Aufschluss über Inhalt, Autor, Erscheinungsjahr etc. des vorliegenden Textes geben. Innerhalb der Textdatenbanken lassen sich wiederum Referenzdatenbanken von Volltextdatenbanken unterscheiden. Während erstere lediglich bibliographische Hinweise auf die vorhandene Literatur (Fundstellennachweise) enthalten, liefern Volltextdatenbanken den kompletten Originaltext des Artikels, allerdings häufig noch ohne Grafiken, Tabellen und Abbildungen.

  Anmerkung: Die Unterscheidung zwischen Text- bzw. Faktendatenbanken ist deshalb von besonderer Bedeutung, weil auf die jeweilige Datenbankgruppe unterschiedlich zugegriffen wird. Faktendatenbanken sind durch entsprechende Handbücher in ihrem Aufbau genauestens definiert, so dass der Interessent im Vorfeld festlegen muss, welche Statistik oder Tabelle er gerne betrachten will. Demgegenüber ist die Abfrage einer Textdatenbank unabhängig vom vorliegenden Text, denn immer wird entweder im Deskriptorenteil oder im Textteil nach den gewünschten Wörtern oder Wortgruppen gesucht. Ferner besteht die Möglichkeit, die Ausgabe eines "Treffers" an bestimmte Bedingungen zu knüpfen.

 

Datenbanken

Es zeichnet sich ab, dass die Bedeutung der Textdatenbanken, und hier insbesondere der Volltextdatenbanken, weiter stark steigen wird.

3. Datenbanknutzung

In Analogie zum Materialeinkauf stellt sich das Problem "Make or buy" im Rahmen der Informationsbeschaffung, wenn entscheidungsrelevante Informationen in Eigenregie beschafft oder von externer Seite gekauft werden können.

Ob die Nutzung einer Datenbank direkt, über Informationsvermittlungsstellen (Host beziehungsweise Information-Broker) oder CD-ROM erfolgen sollte, ist abhängig von der Häufigkeit des Informationsbedarfs und dessen Dringlichkeit, der Größe und den Organisationsstrukturen des Unternehmens, den technischen und personellen Voraussetzungen, dem Recherche-Know-how, der Markttransparenz (hinsichtlich Online-Datenbanken und der Hosts), den anfallenden Kosten etc. Tendenziell sind Informationsvermittler kostengünstiger, wenn der Informationsbedarf nur sporadisch auftritt oder große Informationsmengen (beispielsweise im Rahmen eines Projektes) aus unterschiedlichen Wissensgebieten simultan beschafft werden müssen.

Sollen die Möglichkeiten von Online-Datenbanken in Eigenregie erschlossen werden, sind vorab einige Voraussetzungen zu erfüllen. Zunächst sollte ein konkretes Informationsbedürfnis vorliegen, das eine zielgerichtete Suche ermöglicht. Anschließend muss eine Selektion der Datenbanken erfolgen, die über das betreffende Fachgebiet Informationen gespeichert haben. Hier orientiert man sich am besten an den Datenbankbeschreibungen der Hosts, die zum großen Teil bereits über das Internet zugänglich sind und über den Dateninhalt informieren.

Kommen nach Studium der Datenbank-Inhaltsverzeichnisse einige Datenbanken verschiedener Hosts in Frage, sollte man sich anfangs auf einen Host beschränken und bei diesem eine Zugangskennung beantragen. Der Abschluss eines so genannten Nutzungsvertrages ist heute ebenfalls über das Internet möglich.

Es empfiehlt sich in aller Regel, das Angebot der Host anzunehmen, sich kostenfrei in den Übungsdatenbanken zu bewegen und die Möglichkeiten der Abfragen auszuloten. Die Kosten für eine "echte" Recherche ist vom Zugangsweg (Internet, Datex-P, Modemverbindung), der genutzten Datenbank, der Verbindungszeit und den aufgerufenen Dokumenten abhängig. Vergleichsweise einfach ist die Gebührenstruktur, wenn man als Zugangsweg das Internet verwendet.

4. Nutzen der Online-Datenbanken

Zum einen ist die Informationsbeschaffung ein technisches Problem, bei dem folgende Fragen zu beantworten sind:

Für den Ökonomen und insbesondere für den Controller ist die Informationsbeschaffung jedoch wie jede andere betriebliche Aktivität auch eine Tätigkeit, die sich nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu richten hat. Im Rahmen des IV-Controlling hat der Controller festzustellen, ob der mit den zusätzlichen Informationen gewonnene Nutzen im Einklang mit den hierdurch verursachten Kosten steht. Lassen sich die Kosten einer Online-Recherche - zumindest nachträglich - noch sehr einfach ermitteln, lässt sich der Wert einer Information nur in seltenen Fällen exakt quantifizieren. Zur Beantwortung der Frage, ob Online-Datenbanken zur Informationsbeschaffung verwendet werden sollen, ist daher primär auf die Vorteile abzustellen, die man sich von einer Nutzung verspricht. Diese Vorteile liegen in erster Linie in der schnellen und selektiven Zugriffsmöglichkeit. Dieser Vorteil ist vor allem dann von Bedeutung, wenn die Informationen nicht bereits unternehmensintern zur Verfügung stehen und/oder sehr schnell beschafft werden müssen.

Objektiv sind die Qualität und der Umfang der Informationen vom Datenbankangebot auf dem jeweiligen Fachgebiet und den verwendeten (Anzahl, Art) Primärquellen abhängig, subjektiv jedoch dem Urteil des jeweiligen Interessenten unterworfen. Häufig führt ein breites und tiefes Informationsangebot durch die Datenbanken auch zu einer Steigerung des Anspruchs an die Informationsversorgung.

Die Möglichkeit der Weiterverarbeitung hängt weitestgehend von der Verfügbarkeit einer entsprechenden Softwarelösung ab und gilt hauptsächlich für Daten aus numerischen Faktendatenbanken.

Den Anspruch auf absolute Aktualität erfüllen eigentlich nur die Realtime-Datenbanken. Je nach Update-Intervallen besitzen aber auch Patentdatenbanken und Datenbanken über Unternehmensinformationen einen relativ hohen Aktualitätsgrad.

5. Schlussbemerkung

Höchste Ansprüche hinsichtlich Recherchegeschwindigkeit und selektiver Zugriffe auf umfangreiche Datenbestände lassen sich nur durch Nutzung von Datenbanken realisieren. Dies gilt umso mehr, je umfassender und detaillierter die benötigten Informationen mit diesem Instrument zu beschaffen sind. Diese Überlegungen bezüglich des Wiederfindens von Informationen werden ferner überlagert von der bestehenden "Exklusivität" von Datenbeständen, die auf andere Weise überhaupt nicht beschafft werden können. Je höher in Zukunft der Exklusivitätsgrad der angebotenen Daten, desto mehr sind Unternehmen gezwungen, sich diese Datenbestände zugänglich zu machen. Risiken bestehen daher vor allem für solche Unternehmen, die sich aufgrund der in der BRD ausgesprochen guten anderweitigen Informationsversorgung (Fachzeitschriften, Fachpublikationen, Messen, Kongresse etc.) für "gut informiert" halten.

Natürlich stellen Online-Datenbanken noch keinen vollkommenen Ersatz für traditionelle Informationsmedien dar. Sie sind aber eine sinnvolle - und in einigen Bereichen auch notwendige - Ergänzung zu ihnen.

 


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